Extension du mécanisme de pré-archivage dans GoFAST aux emplacements
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Actuellement le pré-archivage se base sur les catégories de documents, auquel il est possible d'associer une Durée d'Utilité Administratif (DUA) et un sort final (Elimination, Archivage légal, ...). Ceci est configurable par le profil "Support-Utilisateur" dans le panneau de configuration.
Certains de nos clients fonctionnement plus par pré-archivage total d'un "dossier" (au sens GED, espace collaboratif au sens GoFAST) ou même au répertoire.
Nous lançons des consultations à ce sujet et nous avons commencé à produire un document de spécification qui est dans un espace Extranet partagé.
Les clients qui veulent se joindre à la production de ces spécifications peuvent nous contacter par email.
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Bonjour,
Archiviste à l'INSA Lyon (école d'ingénieurs) nous sommes intéressés par ce futur développement, qui aiderait à mieux gérer le cycle de vie de nos données dans GoFast. Nous avions déjà travaillé en 2019-2020 sur ce sujet ensembles, à un projet de salle de tri virtuelle. Le fait d'utiliser les métadonnées GoFast pour tagger, associer une DUA à une typologie et faire du tri au niveau des dossiers semble pertinent. Je réitère toutefois mon analyse de 2019, à savoir que la durée de conservation d'un document cours à compter de sa date de création, et non de sa date de pré-archivage. La date de préarchivage ne peut donc pas servir de base de calcul de la DUA, puisqu'elle est aléatoire, et nécessite une action manuelle après création du document, action qu'il me semble compliqué d'exiger des utilisateurs.
La gestion du cycle de vie des données déposées dans les espaces personnels pose aussi question : actuellement ces données sont conservées après départ de l'utilisateur, mais inaccessibles à qui que ce soit (sauf erreur de ma part), et elles prennent un espace certain. La question de tri à mon sens ne devra pas se limiter aux seuls espaces "organisation".
