Extension du mécanisme de pré-archivage dans GoFAST aux emplacements
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Actuellement le pré-archivage se base sur les catégories de documents, auquel il est possible d'associer une Durée d'Utilité Administratif (DUA) et un sort final (Elimination, Archivage légal, ...). Ceci est configurable par le profil "Support-Utilisateur" dans le panneau de configuration.
Certains de nos clients fonctionnement plus par pré-archivage total d'un "dossier" (au sens GED, espace collaboratif au sens GoFAST) ou même au répertoire.
Nous lançons des consultations à ce sujet et nous avons commencé à produire un document de spécification qui est dans un espace Extranet partagé.
Les clients qui veulent se joindre à la production de ces spécifications peuvent nous contacter par email.
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Bonjour,
Archiviste à l'INSA Lyon (école d'ingénieurs) nous sommes intéressés par ce futur développement, qui aiderait à mieux gérer le cycle de vie de nos données dans GoFast. Nous avions déjà travaillé en 2019-2020 sur ce sujet ensembles, à un projet de salle de tri virtuelle. Le fait d'utiliser les métadonnées GoFast pour tagger, associer une DUA à une typologie et faire du tri au niveau des dossiers semble pertinent. Je réitère toutefois mon analyse de 2019, à savoir que la durée de conservation d'un document cours à compter de sa date de création, et non de sa date de pré-archivage. La date de préarchivage ne peut donc pas servir de base de calcul de la DUA, puisqu'elle est aléatoire, et nécessite une action manuelle après création du document, action qu'il me semble compliqué d'exiger des utilisateurs.
La gestion du cycle de vie des données déposées dans les espaces personnels pose aussi question : actuellement ces données sont conservées après départ de l'utilisateur, mais inaccessibles à qui que ce soit (sauf erreur de ma part), et elles prennent un espace certain. La question de tri à mon sens ne devra pas se limiter aux seuls espaces "organisation". -
Bonjour,
Merci pour votre retour.
Concernant le déclenchement de la date de la DUA, il va falloir trouver un consensus au niveau de nos clients. Si la date de déclenchement de la DUA est la date de création, que faire pour les documents type word qui évoluent dans le temps ?
Concernant le sort des espaces personnels, il y a un post à ce sujet ici https://community.ceo-vision.com/topic/512/problème-de-droits-quand-un-collaborateur-part/11?_=1692893532388
Ces 2 points seront abordés dans le Club utilisateurs du 12 Décembre.
Bonne fin de journée,
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Bonjour,
Au sein de la Région Occitanie, la DUA débute au moment où l'affaire est terminée. Par exemple, dans le cas d'un dossier de marché, la DUA démarre à compter de la fin du dit marché. Je suis à votre disposition pour échanger sur ce sujet avec plaisir.Sur le sujet du transfert des éléments vers une salle de tri à l'issue de la DUA : rien ne doit basculer automatiquement en salle de tri sur ordre des producteurs (ni éliminations ni dossier tagué « à archiver »). Il faut que l’organisation du pré-archivage soit paramétrable pour s’adapter aux besoins et au fonctionnement de chaque structure.
Bonne fin de journée,
Marine SCIRPOLI
Coordinatrice GED - Région Occitanie
