[DEMANDE D'AVIS] Restriction des modifications des publications

  • Depuis GoFAST v3, une publication peut être republiée par tout utilisateur qui n'est pas en lecture seule dans l'espace du document de travail (espace d'origine) et modifiée par tout utilisateur qui n'est pas en lecture seule dans l'espace de publication.

    Ce choix a semble-t-il été guidé par :

    • lorsque le créateur du document de travail quitte l'organisation, plus personne ne pouvait re-publier
    • dans certains cas on veut créer le PDF de publication dans MS-Word et écraser celle générée par GoFAST (LibreOffice) car la publication n'est pas parfaite.

    Néanmoins ce système semble un peu trop ouvert. Que proposez-vous ?

    Merci,

  • Côté Région Occitanie, c'est plutôt la mise à jour des publications en masse qui est souhaitée ...
    Nous considérons que le document source est accessible par ceux qui en sont responsables, nous organisons les espaces en fonction de cela (base de connaissance, processus qualité, documentation)
    Toutefois un processus de validation, se terminant par une à jour de publication par le responsable du document serait une bonne idée

  • Pour Enabel,
    le fait de pouvoir modifier une publication pose le problème de la sécurité car nous publions tous nos documents officiels, pas nécessairement dans un groupe en lecture seul, ce qui revient à rendre n'imorte quel document modifiable par tous les utilisateurs contributeurs dans ces groupes.
    Au temps où les publications étaient fixes et non modifiables, cela permettait un contrôle sur les documents publiés et les auteurs pouvaient modifier les documents sources et les republier si besoin.
    Le fait que l'auteur quitte l'entreprise ne devrait pas gêner si l'adminsitrateur de groupe peut tout faire, il pourra réattribuer le document non? Et ainsi, les autres pourront continuer à y travailler et le republier si besoin.
    Nous souhaitons donc que le principe de publication non modifiable soit remis chez Enabel.
    Merci

  • Ou peut être qu'il y a quand même à rediscuter de la personnalisation des droits au niveau d'un document ... et pas que des espaces

  • Bonjour à tous,

    Dans l'optique où l'on restreindrait la modification des publications par les seuls administrateurs des espaces dans lesquels les publications sont publiées, cela correspondrait-il à tous vos besoins ?

    Ou alors préféreriez vous que chaque publication soit 'personnalisable' au niveau de la restriction d'accès, pour pouvoir choisir, au moment de la publication, si seul l'auteur peut modifier la publication, ou alors tous les admins de l'espace cible ?

    Merci d'avance de votre aide

    Cordialement

  • l'option 2 me conviendrait, 🙂
    "pouvoir choisir, au moment de la publication, si seul l'auteur peut modifier la publication, ou alors tous les admins de l'espace cible"
    Même sans laisser le choix: d'office l'auteur et les administrateurs de l'espace pourraient republier /modifier la publication.

    Mais il reste le problème que les versions pourraient alors varier entre le document original et la publication. Si on modifie la publication, sans modifier l'original, il y aura un décalage de contenu.

    merci

  • Pour le moment on utilise les publications que en PDF alors je ne vois pas trop le pb opérationnel

  • le problème est qu'on peut modifier même les publications PDF avec ce changement, j'ai bien compris . => édition possible.
    Sylvain, tu confirmes?

  • EN effet, le type de publication ( PDF ou format d'origine ) n'a pas d'importance dans les permissions de modification des publications. Une publication PDF est modifiable au même titre qu'un document Office.

    Ensuite Bénédicte, si ta crainte est de ne pas arriver à bien distinguer les modifications faites manuellement sur les publications, par rapport à celles faites lors des re-publications, et de se perdre entre les publications et les modifications manuelles, nous avons modifié un peu l'affichage de cette partie dans la version 3.6.1. Voici ce que nous avons actuellement développé :

    • Sur le document d'origine, lorsque on publie ou re-publie, la version correspondante du document de publication est stockée, et affiché entre parenthèse à coté de la version du doc d'origine. Par exemple 1.3 , 1.2 ( 2.0 ) , 1.1( 1.0 ) , 1.0

    On pourrait améliorer légèrement ce système pour faire globalement la même chose sur le document publié, à savoir indiquer de manière différente ( couleur ? ) pour chaque version du doc publié, si c'est une version "manuelle" ou une version "republiée"

  • je pense qu'on s'embarque dans des complications à ce moment là. Perso, je n'y suis pas favorable et opte pour retourner au système de publication = non modifiable, pour notre pateforme Enabel si possible de "personnaliser" cette fonctionnalité par plateforme/société? Nous devons avoir un système qui rende certains documents "intouchables" sans pour autant les transformer en PDF automatiquement. Et le principe des publications qui devenaient intouchables, tout en ayant un lien avec l'original, modifiable, nous convenait parfaitement 🙂

  • Autant le système permettant de visualiser l'écart entre la version source et la version publiée est intéressante, autant je ne vois pas l'intérêt fonctionnel que ça peut avoir d'autoriser la modification d'une publication (à part republier une version actualisée du doc source).
    Du coup je suis d'accord avec Mme Speidel, ne pas autoriser la modification d'un document publié.

  • @bspeidel Les modifications de publication sans modifier le document source sont quasi-exclusivement utilisées dans le cas de prévisualisation imparfaite et donc nécessitant de mettre l'export MS-Office PDF à la place de la transformation générée par GoFAST (LibreOffice).
    Cette fonctionnalité est indispensable. La restreindre qu'à l'auteur est trop limité (quand tout une équipe travaille sur un document, c'est un peu gênant de toujours devoir demander à l'auteur de faire la mise en forme de la publication, même si il est vrai que normalement la publication est rarement changée par rapport au document de travail source. La encore, que l'auteur et les admin d'espace (cible et/ou source) ne puisse modifier la publication est une bonne piste.