Plan de classement Mairie et Collectivités Territoriales
-
Afin d'accélérer la mise en place de GoFAST dans certaines structures notamment les villes, nous souhaiterions étudier la possibilité de proposer un plan de classement, des espaces collaboratifs et des listes d'utilisateurs standards.
Bien sûr charge à chaque structure ensuite de l'adapter.
Les ressources sur Internet sont assez rares, souvent centrées sur l'archivage plutôt que sur la phase amont de production documentaire et collaboration.
Néanmoins il existe cette initiative de l'Association des Archivistes Français
dont voici le premier niveau (voir directement le document pour les sous-niveaux) :1 à 10 : compétences fonctionnelles
→vie politique et publique
→administration municipale
→ressources humaines
→affaires juridiques
→finances
→marchés publics
→communication
→archives
→informatique
→matériel et logistique
11 à 22 : compétences organisationnelles
→population
→ordre public
→politique de la ville
→urbanisme et habitat
→biens communaux
→voirie et réseaux
→action sociale
→hygiène et santé publique
→enfance, jeunesse
→culture
→sport et loisirs
→économie et tourismeQuelques questions qui en découle :
- Ces rubriques ont-elles du sens pour la majorité des villes ?
- Chaque rubrique nécessite-t-elle des droits associés (donc un sous-espace au sens GoFAST)
- Quelles seraient les listes d'utilisateurs (rôles) associées ?
- Les serveurs de fichiers ont-ils actuellement ce type de plan de classement ?
Par ailleurs nous n'avons pas trouvé de plan de classement destiné à échanger et collaborer avec les structures externes à la Ville et ceci afin de définir des espaces collaboratifs type Extranet. Toutes suggestions sont les bienvenues également dans ce domaine.
Merci à tous pour vos suggestions
-
Nous avons, depuis ce post qui date un peu et qui malheureusement n'a pas suscité de retour, travaillé sur un plan de classement pour les villes à partir d'autres sources de plan de classement. Nous avons de plus ajouté des listes pour chaque espace.
Pour la partie Espace de type "Organisation" les choses sont assez claires mais nous sommes partis d'un postulat que les sujets "par direction" n'impliquait pas d'autres acteurs que la Direction elle-même ce qui semble très réducteur.
Par exemple, "Budgets et Comptes" de l'Organisation "Dir. Finances" doit très certainement être aussi un Groupe dans lequel on trouverait divers agents de plusieurs services élaborant le budget et ceci est surement vrai pour beaucoup de Sous-Organisations (Appels d'offres, ....) qui sont très transversales.
Sur la partie Groupe (donc transversale) il reste encore beaucoup de travail, notamment pour les élus.
Quand à la partie Extranet tout reste à faire (échange avec l'agglomération, SDIS, Département, Préfecture, ...).
-
-
Nous avons fini l'outil transformant (par des macros Onlyoffice) un fichier XLSX décrivant un plan de classement en espaces GoFAST et sous-espaces collaboratifs (3 niveaux), avec les membres associés et les administrateurs d'espace.
Cette une fonctionnalité très importante pour ceux qui veulent migrer leur serveur de fichiers vers GoFAST tout en ayant un plan de classement avancé créé à partir d'un simple fichier.La ville de Nanterre est à l'origine de cette demande, ce plan de classement étant dédié aux collectivités mais le mécanisme est générique et peut traiter tout type de plan de classement décrit dans un fichier XLSX.
Pour information, voici le tableau d'origine qui sert à la création des espaces et au rattachement des membres
Et la conversion dans notre format pivot utilisé pour la création automatique d'espaces, sous-espaces, listes et membres
