Meilleures pratiques

Nous avons fini l'outil transformant (par des macros Onlyoffice) un fichier XLSX décrivant un plan de classement en espaces GoFAST et sous-espaces collaboratifs (3 niveaux), avec les membres associés et les administrateurs d'espace.
Cette une fonctionnalité très importante pour ceux qui veulent migrer leur serveur de fichiers vers GoFAST tout en ayant un plan de classement avancé créé à partir d'un simple fichier.

La ville de Nanterre est à l'origine de cette demande, ce plan de classement étant dédié aux collectivités mais le mécanisme est générique et peut traiter tout type de plan de classement décrit dans un fichier XLSX.

Pour information, voici le tableau d'origine qui sert à la création des espaces et au rattachement des membres

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Et la conversion dans notre format pivot utilisé pour la création automatique d'espaces, sous-espaces, listes et membres

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Bonjour,
Je vous remercie pour l'astuce !

Bonne journée,
Marine SCIRPOLI

Bonjour,

Les propositions de tous nos clients sont recensées dans un outil interne (JIRA). Nous vous suggérons d'en garder une trace de votre coté mais pouvons vous en faire une extraction. L'inscription de la proposition ne veut pas dire qu'elle sera mise au plan ou même réalisable.

Cela nous permet de croiser les demandes entre clients afin d'en déterminer une partie du plan comme présenté la semaine dernière au Club Utilisateur.

Nous avons également eu une demande pour que le document (ex. Politique de confidentialité) accessible par le menu soit également rappelé comme un lien cliquable en bas des notifications, en dessous de la gestion des abonnements.

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Bonjour,

Voici la structure des espaces (extranet) qui pourrait correspondre à votre besoin, avec un sous-espace "Partages Médicaux" contenant lui-même un sous-espace "Dossiers Médicaux".
La proposition est à base de "listes utilisateurs" pour les membres de ces espaces afin de faciliter les mouvements de personnel, mais cela peut être fait également avec des utilisateurs.

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Il est possible d'indiquer "Donnée personnelle" ou "Donnée confidentielle" (dans ce cas il est impossible de 'sortir' le document de GoFAST pour renforcer la sécurité). Il est possible de configurer un espace afin de mettre la totalité des documents de celui-ci comme "Donnée confidentielle".

Concernant la nature des données, un hébergement HDS semble préférable, Celeste est certifié sur la plupart de ses datacenters, mais aussi Outscale et certaines offres d'OVH.

Bonjour Olga,

Dans la partie Trucs et Astuces, tu pourrais ajouter l'affichage en plein écran

Pour la recherche, ajouter la recherche dans un document avec l'astuce de rechercher dans tout le classeur pour un document tableur

Pour gérer les membres, insister peut-être sur le rôle de l'administrateur : effectuer périodiquement des revues des espaces pour retirer les personnes bloquées, revues des listes utilisateurs, vérifier le nombre d'administrateur par espace. Ajouter une information sur la gestion par listes utilisateurs pour le turnover

D'autres propositions :

Suivi de l'activité : fil d'activité et gestion des abonnements Cas de validation d'un document via les processus avec publication du document PDF dans un autre espace Exemple d'utilisation de la gestion des tâches avec une colonne "ODJ réunion" en déplaçant les tâches dans cette colonne pour diriger une réunion

Bien cordialement,
Patricia Mugnier

Sur PC vous pouvez aussi sur un poste dédié installer 'Mountainduck' qui permet de faire de la synchro offline.
L'intéret d'un tel outil par rapport a un montage direct Webdav est que la reprise en cas d'incident est 'native' et simple.
Pour robocopy etc... il faut être à l'aise avec les outils en ligne de commande.
Donc cela dépend qui aura la responsabilité du transfert.

Un informaticien : Robocopy + Beyond compare : OK
Un utilisateur type documentaliste : Mountain Duck ==> plus à la portée.
et si vous avez des Macs.... ca marche aussi

https://mountainduck.io/

Bonjour,

Un post recense ce sujet https://community.ceo-vision.com/topic/463/compte-externe-à-durée-limitée/2 et nous avons un ticket en interne GOFAST-6928 mais non mis au plan.

Très bonne journée,

Bonjour,

Je relance ce sujet afin de faciliter l'administration des comptes externes et pouvoir paramétrer une date de fin lors de la création de ces derniers.

Est-ce que d'autres clients CEOVision sont confrontés à cette problématique ?

Bien cordialement,

Emilie

Bonjour Christopher,

Merci beaucoup pour votre retour.

Excellente journée à vous,

Bonjour Christopher et Sylvain,

J'ai testé sur votre plate-forme en V4, la fonction Dupliquer correspond tout à fait.

Bien cordialement,

Bonjour @Ccote ,

Pour les documents au format PDF, il y a aucune restriction sur la prévisualisation.

Cependant, pour les autres formats, la restriction peut être dû à certaines contraintes réseaux ou éléments du fichier (par exemple proxy, graphes...).
Pourriez vous nous mettre à disposition le fichier en question afin de tester ? Bien sûr sil n'y a pas de confidentialité.

Merci d'avance pour votre retour

Cordialement, Abrakia Abasse

Bonjour @Ccote

Je prends note de votre demande. J'ai créé un jira (GOFAST-7549) pour analyser en interne.

Bien cordialement,

Bonjour @Ccote,

Nous allons voir si OnlyOffice a cette fonctionnalité et nous reviendrons vers vous.
Je vous remercie

Cordialement, Abrakia

Bonjour @Ccote,

Je vous rejoins sur le fais que cela peut porter confusion.
En effet, quand on change le mot de passe on reste sur cette page et on peut de nouveau utiliser la GoFAST mais ceci n’est pas indiqué.
Je vais créer une tâche en interne pour un correctif dans une version ultérieure en émettant votre proposition (ref: GOFAST-6720).

Cordialement,
VANHOVE Alexis

Bonjour,

Il y a une discussion sur la même thématique ici (en anglais) https://community.ceo-vision.com/topic/547/deleting-memos?_=1631174763680 , l'avez vous vu ?

Merci et bonne journée

Bonjour @Ccote ,

La personne qui fait partie des membres utilisateurs de la liste Public peut fermer le salon rattaché à l'espace Public.

Nous avons tout de même créé le Jira en interne GOFAST-7307 pour réfléchir aux améliorations sur la performance du salon de discussion Public vu le nombre d'utilisateurs souvent important dans ce type de salon.

Bon après-midi,
Yelena Yevtykhova