Bonjour,
Voici un retour du point de vue de l'Université du Mans.
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
la fonctionnalité de DUA en 2024 pour couvrir les besoins d'une majorité de nos clients (en plus d'un fonctionnement par Catégorie/Type de document par une notion de "dossier/affaire/projet" qui permettrait de mettre un tag unique sur des documents de nature différente mais dont la DUA est identique. Cette amélioration sera faite si un ou plusieurs clients la commande et que l'ensemble des clients se mettent d'accord sur le cahier des charges
Serait-il possible d'avoir le détail de cette fonctionnalité pour pouvoir contribuer au CDCF ?
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
la salle de tri : une 1ère initiative a été faite en 2020 mais il est nécessaire de remettre son fonctionnement à plat pour être sûr qu'il couvre les besoins d'une majorité de clients
Cette fonctionnalité semble intéressante. Malheureusement l'Université ne faisait pas partie du projet en 2020 et je n'ai pas trouvé de détail la concernant. Serait-il possible d'avoir des précisions ?
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
pour recevoir une mail à la date il faut être dans la liste des destinataires de la DUA (actuellement associé au profil super-administrateur au lieu de profil support)
Ce fonctionnement ne nous semble pas optimal. Il fait porter une charge de travail considérable sur les super-admin ou support. Serait-il possible de faire en sorte que la notification soit envoyée aux administrateurs des espaces dans lesquels se trouvent les documents concernés par l'échéance ? Cela nous semble davantage correspondre au rôle d'animation et de gestion qu'endossent les administrateurs d'espaces.
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
savoir si lors de la définition d'une DUA celle-ci s'applique automatiquement sur tous les documents concernés et quelque soit le type, docx, pdf, ... (se rappeler que les documents passent -actuellement- en statut 'pré-archiver' et lecture seule dès qu'une DUA est appliquée)
Nous manquons de recul faute d'usage, mais il nous semble que devoir choisir une catégorie à un document (sans savoir si la DUA est appliquée du point de vue de l'utilisateur) puis devoir manuellement changer l'état du document pour pré-archivé est fastidieux.
Il serait souhaitable que la manipulation s'arrête à l'attribution d'une catégorie pour l'utilisateur. Il faudrait également qu'une fenêtre lui indique qu'il a choisi une catégorie avec une DUA appliquée et que son action lancera la durée de vie du document.
Pourquoi ne pas également attacher automatiquement une étiquette "DUA appliquée" sur les documents à partir du moment où une catégorie à DUA appliquée a été sélectionnée ? Cela permettrait d'avoir une indication facilement identifiable et fournirait également un outil de recherche et d'abonnement supplémentaire.
Cordialement,