Lier certaines métadonnées aux documents Ms Office

DEUMIER

Bonjour,

Pour certains projets, nous aurions besoin de remonter certaines méta-données de GoFast vers les propriétés du document Ms Office.

Ceci nous permettrait par exemple d'afficher le numéro de version, les tags, état et/ou catégorie directement dans le document, ce qui peut être utile pour ceux qui rematérialisent les documents.

Serait-il envisageable d'implémenter ce genre de fonctionnalité ?

Merci,
Mickaël DEUMIER

cpotter

Bonjour,

Oui ceci tout à fait envisageable, nous pourrions vous faire un devis si vous nous confirmez le besoin.

Bien cordialement,

E Crepeau

Bonjour,

je confirme le besoin afin de faire de la gestion documentaire conformément aux référentiels ISO en particulier pour ce qui concerne le numéro de document (son nom), sa version et son auteur voire le dernier valideur.
Le principe est de pouvoir reprendre ces données et d'inscrire le lien dans un modèle afin de ne pas faire d'erreur d'oubli à la création ou lors d'une modification du document qualité. Puis lors d'une impression, de s'assurer que ces données inscrites sur le modèle (Word, ppt, xls) soient strictement celles de GoFast.

Gofast permet alors de garantir la qualité de la donnée et d'éviter une non conformité lors d'un audit.

Merci.

Kasso

Bonjour @E-Crepeau

Le besoin est identifié côté CEO-Vision par le jira GOFAST-6887 . En revanche, pour le développement de la fonctionnalité nous avons besoin de la participation d'un sponsor au financement. L' estimation est de 4 jours (développement + tests)

Bien cordialement,

cpotter

Nous "ressortons" ce sujet.

Nous avons actuellement plus la demande de remplir automatiquement certaines variables d'un document DOCX pour afficher par exemple dans une cartouche certaines métadonnées GoFAST, l'auteur, la date de modification et la version.

Mais nous regarderons aussi si il y a une possibilité de remplir les métadonnées du document docx

DEUMIER

Bonjour,

Y a-t-il eut une avancée sur ce point ?
D'autres sponsors sont-ils disponibles pour contribuer à ce développement ?

Merci,

cpotter

Bonjour,

@Patricia-Mugnier @E-Crepeau vous seriez toujours intéressés ? nous pourrions encore rajouter cette fonctionnalité en GoFAST v4.2 (fin d'année)

Merci

cpotter

Word possède de nombreuses Propriétés, Propriétés avancées, Champs (automatique ou nom) qui contiennent les propriétés et d'autres.

Globalement on peut résumer les métadonnées à prori comme intéressante (coté GoFAST) :

Auteur	Réplication inverse doc => GoFAST
Date de dernière modification	Sauvegardé par Word voir si surchargeable
Auteur de la dernière modification	Sauvegardé par Word voir si surchargeable
Nom du fichier
Titre (future version de GoFAST)
Numéro de version	N'existe pas comme propriété dans Word
Catégorie
Etat
Étiquettes / Mots-Clefs

et surement Ref.Documentaire, Importance, Diffusion, Date de création

Coté traitement de texte:

Note 1: coté word, d'une façon confuse certains champs sont remplis par Word lui-même et d'autres non mais rien ne semble permettre de facilement faire la différence.
Note 2 : le cas des publications n'est pas traité dans ce post

De même aucun champ n'a été prévu pour la version du document. il existe un "RevisionNumber" mais celui-ci est rempli par Word lui-même. Pour le numéro de version il faut donc soit créer un champ "Version", soit peut-être dans un premier temps mettre la version dans un propriété standard comme les commentaires.
A savoir que le commentaire (ni les mots-clefs) ne sont repris dans les propriétés des versions PDF exportés par Word ou Onlyoffice, seul autre champ qui est conservé, "Sujet"

De plus techniquement il va falloir arriver à modifier les données du document une fois fermé sans qu'un "doublon" de version soit effectué.

On voit que le sujet n'est pas simple.

DEUMIER

Bonjour,

Les numéros de version ou révision sont des paramètres avancés des documents qui sont accessibles ici :

De façon plus approfondie, on retrouve l'information dans le core.xml (pour les docx), du coup l'information semble bien accessible.

A votre disposition pour plus d'informations.
Mickaël

cpotter

Sauf que, incroyable, Microsoft a "oublié" de définir un champ "Propriété" pour cette valeur voir How do i display the document version property in Word (Microsoft Answers)

Nous envisageons donc de créer aussi (ou en remplacement) une propriété additionnelle "Version" lors de la 1ère insertion de version dans le document Word qui serait ensuite accessible comme suit:

custom properties.png

J'ai par ailleurs mis quelques précisions dans le tableau du post précedant

Raphaël Badawi

Bonjour,

Je ressuscite ce fil tout d'abord pour confirmer que cette fonctionnalité est implémentée dans la version 4.2.0 de GoFAST.

Dans la version 4.2.0 nous avons décidé dans un premier temps de n'implémenter cette fonctionnalité que pour les fichiers .docx et pour les 4 métadonnées suivantes :

dernier modificateur du document
dernière modification du document
état du document
version du document
catégorie du document

D'autres itérations sont prévues sur le sujet, et il est bien sûr possible de discuter de ce qui sera fait à ce moment là (notamment la question d'élargir à d'autres formats), c'est la raison pour laquelle je ranime ce sujet