Catégories : activer/appliquer DUA
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Bonjour,
J'aurai besoin de précisions concernant les catégories.
Pourriez-vous, s'il vous plaît, m'indiquer quelle est la différence entre activer une DUA et appliquer une DUA?Selon moi :
- Activer/désactiver une DUA c'est la rendre disponible aux utilisateurs
- Appliquer la DUA c'est rendre la DUA effective et donc recevoir un rappel ou une notification (m'informant de la destruction/archivage/tri du document)
J'ai effectué un test, en créant une catégorie avec une DUA sur un document test (DUA appliquée: au bout d'un jour le document est à détruire) et le message suivant est apparu :
J'ai confirmé et au bout d'un jour, rien ne s'est passé (pas de notification mail ou de rappel m'indiquant que le document devait être supprimé).
Par ailleurs, j'ai essayé d'apporter des modifications au document pour voir si le message (capture d'écran ci-dessus) était appliqué et je pouvais toujours le modifier.Je vous remercie pour votre aide.
Bien cordialement, -
Bonjour,
Pour information, nous allons faire évoluer en GoFAST v4.2 l'écran de configuration des DUA. De plus, nous aimerions faire évoluer/développer :
- la fonctionnalité de DUA en 2024 pour couvrir les besoins d'une majorité de nos clients (en plus d'un fonctionnement par Catégorie/Type de document par une notion de "dossier/affaire/projet" qui permettrait de mettre un tag unique sur des documents de nature différente mais dont la DUA est identique. Cette amélioration sera faite si un ou plusieurs clients la commande et que l'ensemble des clients se mettent d'accord sur le cahier des charges
- la salle de tri : une 1ère initiative a été faite en 2020 mais il est nécessaire de remettre son fonctionnement à plat pour être sûr qu'il couvre les besoins d'une majorité de clients
Pour en revenir à votre point, nos tests montrent qu'appliquer la DUA comporte un bug que nous allons corriger au plus vite (normalement 4.1.1).
A noter que l'action "Appliquer la DUA" a pour effet :
- d'appliquer une date de fin de DUA sur le document si l'état de ces docs est "Pré-Archivé"
Si le document pas l'état "Pré-archivé", rien ne se passe tant que cet état n'a pas été appliqué.
A noter :
- pour recevoir une mail à la date il faut être dans la liste des destinataires de la DUA (actuellement associé au profil super-administrateur au lieu de profil support)
- que si vous appliquez de nouveau une DUA avec une retention différente, les documents ayant déjà une date de DUA/expiration, cette date ne sera pas recalculée (en tout cas actuellement)
J'espère avoir répondu à votre question.
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Je reviens sur le sujet ma réponse de Vendredi.
Nous nous sommes aperçu que le mail de notification était lié au module "Salle de tri" que nous souhaitons faire évoluer en 2024.
En attendant nous aimerions proposer pour GoFAST v4.2 (inf 2023/début 2024) de pouvoir rechercher par date d'échéance de DUA (la date où le sort final doit être déterminé).
A noter qu'actuellement il est possible de rechercher dans les contenus (pré) archivés mais pas de filtrer ensuite suivant la date d'échéance de DUA.
Nous aimerions donc des retours sur 2 points :
- l'implémentation d'un filtre par date d'expiration (rétention) de DUA (sujet ci-dessus)
- savoir si lors de la définition d'une DUA celle-ci s'applique automatiquement sur tous les documents concernés et quelque soit le type, docx, pdf, ... (se rappeler que les documents passent -actuellement- en statut 'pré-archiver' et lecture seule dès qu'une DUA est appliquée)
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Bonjour,
Voici un retour du point de vue de l'Université du Mans.
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
la fonctionnalité de DUA en 2024 pour couvrir les besoins d'une majorité de nos clients (en plus d'un fonctionnement par Catégorie/Type de document par une notion de "dossier/affaire/projet" qui permettrait de mettre un tag unique sur des documents de nature différente mais dont la DUA est identique. Cette amélioration sera faite si un ou plusieurs clients la commande et que l'ensemble des clients se mettent d'accord sur le cahier des charges
Serait-il possible d'avoir le détail de cette fonctionnalité pour pouvoir contribuer au CDCF ?
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
la salle de tri : une 1ère initiative a été faite en 2020 mais il est nécessaire de remettre son fonctionnement à plat pour être sûr qu'il couvre les besoins d'une majorité de clients
Cette fonctionnalité semble intéressante. Malheureusement l'Université ne faisait pas partie du projet en 2020 et je n'ai pas trouvé de détail la concernant. Serait-il possible d'avoir des précisions ?
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
pour recevoir une mail à la date il faut être dans la liste des destinataires de la DUA (actuellement associé au profil super-administrateur au lieu de profil support)
Ce fonctionnement ne nous semble pas optimal. Il fait porter une charge de travail considérable sur les super-admin ou support. Serait-il possible de faire en sorte que la notification soit envoyée aux administrateurs des espaces dans lesquels se trouvent les documents concernés par l'échéance ? Cela nous semble davantage correspondre au rôle d'animation et de gestion qu'endossent les administrateurs d'espaces.
@cpotter said in Catégories : activer/appliquer DUA:
savoir si lors de la définition d'une DUA celle-ci s'applique automatiquement sur tous les documents concernés et quelque soit le type, docx, pdf, ... (se rappeler que les documents passent -actuellement- en statut 'pré-archiver' et lecture seule dès qu'une DUA est appliquée)
Nous manquons de recul faute d'usage, mais il nous semble que devoir choisir une catégorie à un document (sans savoir si la DUA est appliquée du point de vue de l'utilisateur) puis devoir manuellement changer l'état du document pour pré-archivé est fastidieux.
Il serait souhaitable que la manipulation s'arrête à l'attribution d'une catégorie pour l'utilisateur. Il faudrait également qu'une fenêtre lui indique qu'il a choisi une catégorie avec une DUA appliquée et que son action lancera la durée de vie du document.
Pourquoi ne pas également attacher automatiquement une étiquette "DUA appliquée" sur les documents à partir du moment où une catégorie à DUA appliquée a été sélectionnée ? Cela permettrait d'avoir une indication facilement identifiable et fournirait également un outil de recherche et d'abonnement supplémentaire.Cordialement,
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Bonjour,
Merci pour cette réponse très complète et des suggestions pertinentes.
Pour la partie spécifications (salle de tri/archive qui sera un module supplémentaire et pré-archivage par dossier/affaire) il sera certainement nécessaire de créer un espace collaboratif sur notre GoFAST pour pouvoir collaborer et partager des documents. Je propose que les clients/utilisateurs intéressés nous envoient leurs coordonnées. Néanmoins les concepts généraux devront être exposés ici au fur et à mesure pour une audience plus large.
@Kévin-Jager said in Catégories : activer/appliquer DUA:
Il serait souhaitable que la manipulation s'arrête à l'attribution d'une catégorie pour l'utilisateur. Il faudrait également qu'une fenêtre lui indique qu'il a choisi une catégorie avec une DUA appliquée et que son action lancera la durée de vie du document.
Sur ce point plus précis, donc l'utilisateur choisit une catégorie et cela applique automatiquement la DUA (avec alerte) et met le document en état pré-archivé + lecture seule, quelque soit le format (bureautique, pdf, ...)
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Bonjour,
L'INSA Lyon avait participé activement à l'initiative de création d'un salle de tri virtuelle en 2020. Je souhaiterais pouvoir continuer à suivre le projet si un groupe de travail se crée, en observateur.
Tous mes vœux pour 2024.Aurelia DUCCI
INSA Lyon -
Bonjour,
Nous allons composer un petit groupe certainement pour le T2 2024, les clients qui ont montré un intérêt sont pour l'instant :
- Le Mans Université
- INSA Lyon
- Région Occitanie et BFC
- CD 74
- Noisy le Grand
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Pour information ce sujet n'a pas été oublié et j'espère que nous allons pouvoir l'initier très bientôt
