Avoir les droits en administrateurs sur un espace et tous ses sous-espaces

[aurelia.ducci]

Bonjour,

Je suis archiviste à l'INSA LYON. GoFast est déployé chez nous depuis maintenant 5 ans. De nombreuses entités reviennent vers moi pour modifier/refondre leur arborescence.
Pour ce faire, j'ai besoin d'une vue d'ensemble pour pouvoir faire un audit et revenir vers eux avec les améliorations à effectuer.
Or, il est difficile pour les entités de me donner la visualisation de tous leurs espaces et sous-espaces puisqu'ils doivent me donner les droits sur tout en administrateur. Il faut donc demander aux administrateurs de chaque sous-espace de me donner les droits. C'est extrêmement chronophage et très régulièrement ils oublient des sous-espaces.

Pensez-vous qu'il serait possible de développer un rôle de visualisation complète d'un espace et de l'intégralité des sous-espaces, notamment dans le cadre de refonte ?

Dans le cas contraire, il me sera difficile d'accompagner les entités et de réduire leurs productions documentaires tout en leur donnant de bonnes pratiques.

Très bonne journée à vous,

Aurelia Ducci Bouvier
archiviste INSA LYON

[Nolwenn Legendre]

Bonjour @aurelia.ducci ,

Merci pour votre message.

L'annuaire des espaces, filtrable par chemin peut-il correspondre à votre demande ?

Bien cordialement,

[aurelia.ducci]

Bonjour,

Cela ne correspond pas à ma demande puisque même en filtrant pour repérer les chemins et les espaces, nous devons ensuite contacter tous les administrateurs de tous les espaces et demander la mise en rôle administrateur de partout pour avoir un visuel de la production documentaire. Et en cas de "mauvais nommage" nous pouvons facilement passer à côté d'un espace/ sous-espace (notamment pour les espace Groupes).

Or, ce travail est chronophage, notamment sur les arborescences de certains gros service qui ont de multiples sous-espaces.

Aujourd'hui, il est difficile en tant qu'archiviste d'accompagner les services sur la refonte mais aussi sur le tri et l'éliminable. Outre l'impossibilité de visualisation complète des espaces et sous-espaces d'un service, nous n'avons pas accès aux métadonnées de poids sans passer par le webdav ce qui est un réel problème.

Du point de vu des services, le cloisonnement des espaces et sous-espaces sans avoir la possibilité d'avoir une visualisation complète pour au moins le/la directeur ou responsable entraîne des mauvaises pratiques de gestion : création d'espaces Groupes inutiles, doublement de données, augmentation du volume conservée car pas de tri et d'éliminations etc.

Cette demande a été faite régulièrement par mon établissement et je pense que nous serons plusieurs à être intéressés par ce développement si nous souhaitons être maître de notre production documentaire. Car des documents non triés sont des documents perdus puisque le tri permet de faire remonter l'information essentielle (pour rappel, 90% de la production documentaire est de l'éliminable. A ce jour, nous en sommes loin, notamment à cause des difficultés de tri évoquées plus haut).

Je serais curieuse d'avoir le point de vue d'autres établissements et archivistes.
Dans tous les cas je reste disponible pour échanger sur les besoins métiers.

Bien cordialement,

Aurelia Ducci Bouvier