Cas d'usage: partager avec des auditeurs externes

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  • L'objectif de ce post est de décrire par rapport à une problématique donnée quel peut être l'organisation des espaces et les étapes associées. A noter qu'avec GoFAST et le puissant moteur de workflow Bonita, nous ne pouvons que recommander pour les processus critiques qu'ils soient modélisés et exécutés dans GoFAST.

    Problématique
    Des rédacteurs de 2 projets distincts (sous-groupe) doivent partager les documents finaux de leurs travaux avec des auditeurs externes dans un espace Extranet Audit dont les rédacteurs ne font pas partis. Les rédacteurs démarrent de modèle/template

    Organisation des espaces
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    Fonctionnalité utilisée
    (l'utilisateur doit avoir le rôle complémentaire 'broadcaster' qui permet de partager des documents dans des espaces où l'on n'est pas membre)
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    A retenir

    • La fonctionnalité est un mix de Publication et de Broadcast (les utilisateurs qui publient dans l’espace Audit doivent avoir ce rôle)
    • Les auditeurs doivent éventuellement reclasser dans des répertoires projets les docs partagés, et ils doivent faire les commentaires en mode ‘privé’
    • Toutes ces étapes peuvent être réalisées dans un workflow Bonita/GoFAST pour limiter les actions des utilisateurs. Si les auditeurs n’ont pas de compte GoFAST un lien de téléchargement peut être envoyé par email (piste d’audit, RGPD, sécurité)
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