[DEMANDE D'AVIS] Durée d'Utilité Administrative (DUA) : évolution de la fonctionnalité

  • La plateforme GoFAST propose actuellement la possibilité d'appliquer une Durée d'Utilité
    Administrative (ou DUA) aux documents.

    Voici dans les grandes lignes, le fonctionnement actuel de cette DUA.

    La DUA est associée à :

    • une catégorie (hors catégories Standard GoFAST)
    • une durée
    • l’action qui sera à appliquer (à titre informatif) : trier, verser, détruire

    Elle est configurable dans l'interface "administration GoFAST" de la plateforme.

    Une fois que la catégorie associée à une DUA, est appliquée sur un document, celui-ci
    passe en lecture seule (méta-données incluses). De plus GoFAST calcule la date de fin de
    DUA à partir de la date correspondant à la dernière version du document.

    Quand la date de fin de DUA approche/est atteinte pour un document, un mail de
    notification est envoyé à la(aux) personne(s) concernée(s) :

    • 1 semaine avant la date
    • le jour même

    Ces destinataires sont des utilisateurs GoFAST, et sont configurables dans l'interface
    "administration GoFAST".


    Ce fonctionnement présente néanmoins certaines limites, comme par exemple :

    • Impossibilité d'appliquer une catégorie (associée à une DUA) sur un document étant en
      cours de rédaction, sous peine de ne plus pouvoir l'éditer, ni modifier ses méta-données.
    • Ne pas pouvoir définir de DUA pour les catégories standard GoFAST : ce qui entraîne
      l'obligation de créer des catégories "doublons".

    Nous sommes donc en phase de réflexion pour l'amélioration de cette fonctionnalité et nous
    avons décidé d'ouvrir cette réflexion aux utilisateurs GoFAST via le forum.

    N'hésitez donc pas à apporter votre contribution/avis sur la Durée d'Utilité Administrative.

  • et si vous liez la DUA à un état plutôt qu'à une cétégorie => l'état "archivé" , ça ne pourrait pas fonctionner?
    Comme ça on garde la catégorie, en sachant quel genre de document c'est et c'est l'état qui justifierait la DUA. Quitte à ajouter un état "archivage LT" par exemple (= archivage à long terme)

  • @bspeidel, merci pour cette proposition.

    Je pense toutefois que lier la DUA à l'état uniquement, serait trop restrictif car la plupart du temps, la Durée de conservation dépend du type de document (par exemple 5 ans pour les Factures, 2 ans pour les Compte-Rendu, etc.).

    En revanche, il pourrait être intéressant de déclencher le "chrono" DUA à partir du moment où l'état du document passe à "Archivé" (voir peut-être aussi Terminé/Validé) ?

    Bonne journée.

  • Les archives de la Région Occitanie nous ont fait remonter le besoin d'identifier des règles d'archivages au niveau d'un espace ou d'un répertoire plus que d'un document unitaire en tant que tel.

  • @mrobert : Bonjour et merci pour ce retour.

    Pour l'instant les remontées concernant l'utilisation de la DUA sont plus en relation avec le type de document (et donc la catégorie).

    Dans le cas de la Région Occitanie, peut-être serait-il envisageable, une fois l'espace ou le répertoire "finalisé" (plus aucune modification possible), d'en faire une archive et de d'appliquer la DUA sur cette archive ?

    Cordialement