[Demande d'Avis] : Nouvelle fonctionnalité "Salle de Tri"

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  • Contexte
    Suite à plusieurs retours de nos clients, nous envisageons d’intégrer dans notre plateforme GoFAST
    un espace des Gestion des Archives (ou salle de tri).
    L’idée étant d’avoir un espace (de type Groupe) dédié aux archivistes et qui contiendrait l’ensemble
    des documents en attente d’archivage.
    Il sera bien sûr possible d’utiliser les fonctionnalités standard de GoFAST, comme par exemple de
    pouvoir lier le document à un bordereau de Versement (ou d’Élimination) via le champs “Contenu
    lié”.

    Intégration dans GoFAST

    Q - Pourquoi un Groupe dédié à la salle de tri ?
    Cela permet de ré-utiliser les mécanismes standard de GoFAST:

    • Notifications lors de l’ajout d’un document
    • Classement via une arborescence de répertoire
    • Gestion (simple) des membres ayant accès au Groupe dédié à la salle de tri, et leurs droits
    • Etc.

    Q - Comment sera alimentée cette salle de tri ?
    Automatique : un document se retrouverait multifilé dans cet espace s’il est associé à une DUA
    (Durée d’Utilité Administrative) et que celle-ci est atteinte.

    Manuellement : Il sera également possible d’envoyer un document vers la salle de tri manuellement.
    Soit via un processus d’Archivage, soit en sélectionnant le statut “Pré-archivé” (nouveau statut).

    A noter que le statut “Pré-Archivé” remplacerait le statut “Archivé” actuel, qui lui ne serait appliqué
    qu’une fois le document réellement traité par le service des Archives.

    Note : un autre Topic existe sur l’évolution de la DUA ici

    Q - Comment définir les archivistes ou utilisateurs qui auront accès à cet espace ?
    La définition de ces permissions se fera via une interface dans la configuration de la plateforme
    GoFAST. Cette interface ne sera donc accessible qu’aux administrateurs de plateforme.

    Q - Pourquoi le multi-emplacement au lieu d’un simple déplacement ?
    Nous avons retenu le principe de “multi-emplacement” au lieu d’un déplacement, afin que le
    document reste accessible (mais en lecture seule), dû au statut “Pré-Archiver” tant que son
    “archivage” n’est pas effectif.

    Ceci sont les grandes lignes du fonctionnement de la salle de tri.

    Pourquoi avons nous besoin de vous?

    Comme indiqué, ceci ne sont que les grandes lignes du fonctionnement que nous envisageons pour
    la Salle de Tri. C’est pourquoi nous aimerions avoir vos retours d’expérience, sur ce type de
    fonctionnalité et sur votre gestion des archives électroniques au quotidien.

    Aussi, n’hésitez pas à nous faire part de vos remarques, suggestions, etc. afin de nous permettre de
    préciser d’avantage le fonctionnement de cette salle de tri et pourquoi pas d’ajouter de nouvelles
    fonctionnalités.

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