Les différents "états" des documents

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  • Bonjour,
    J'ai remarqué qu'il y avait la possibilité de mettre un "état" dans les métadonnées des fichiers (archivé, brouillon, en cours, obsolète...), j'aimerai savoir quel traitement est fait au document pour chaque état.
    En vous remerciant.

  • Bonjour Candice,

    L'état appliqué au document indique l'état d'avancement de son cycle de vie dans la plateforme GoFAST.

    Voici quelques explications:

    Etat traiter en priorité: le document est classé comme urgent et incite à prioriser les actions des collaborateurs sur ce document (on peut démarrer un workflow dans GoFAST et assigner des tâches à d'autres collaborateurs lorsqu'on met cet état)

    Etat en cours : le document est en cours de rédaction, l'édition de ce document est encore possible par les personnes ayant l'habilité de modifier ce document

    Etat brouillon : document est dans la phase initiale de sa conception, document non finalisé

    Etat obsolète : document n'est plus considéré comme d'actualité, sa dernière version n'est plus valide, ce document ne ressortira pas par défaut dans les résultats du moteur de recherche

    Etat rejeté : le document n'a pas été validé par les personnes habilitées à valider le contenu avant sa diffusion massive auprès des autres collaborateurs (on peut démarrer un workflow dans GoFAST et assigner des tâches à d'autres collaborateurs lorsqu'on met cet état)

    Etat validé : document peut maintenant être validé par les personnes habilitées à valider le contenu avant la publication finale du document (on peut démarrer un workflow dans GoFAST et assigner des tâches à d'autres collaborateurs lorsqu'on met cet état). Pour rappel : publication est une version définitive du document apte à être diffusée massivement auprès des collaborateurs.

    Etat terminé : cycle de production de ce document est fini, le document peut maintenant être publié/diffusé auprès des collaborateurs suite à la signature/visa apposée

    Etat pré-archivé : dans une prochaine version de GoFAST l'état archivé est renommé en état pré-archivé. Tous les documents avec l'état pré-archivé qui n'ont pas besoin de la DUA (durée d'utilité administrative) passent en lecture seul. A noter qu'il est prévu à l'application de l'état pré-archivé sur un document de pouvoir déclencher la DUA (pour rappel DUA s'applique à la catégorie/catégorie est associé au document).

    Tous les documents prêts pour l'archivage héritent cet état. Attention : ils sont pas encore considérés comme archivés!

    A noter que le même état peut s'appliquer en masse sur plusieurs documents du même répertoire, par exemple via l'écran de gestion de taxonomie en masse sur la plateforme GoFAST.

    A noter que l'état du document est un champs indexé et filtrable dans les résultats du moteur de recherche. Il est possible alors d'afficher les résultats en appliquant le filtre par état : par exemple, je souhaite afficher tous les documents qui possèdent l'état "En cours", "A traiter en priorité" etc..

    A noter qu'il est possible d'activer les options dans le moteur de recherche permettant de chercher dans les contenus "obsolètes", "pré-archivés".

    A noter que les états sont libres et qu'aucune action par défaut n'y est associée, en tout cas pour l'instant sauf le cas particulier qui est l'état pré-archivé.

    Si vous avez d'autres questions au sujet des états, n'hésitez pas à rebondir sur ma réponse.

    Bonne journée,

  • Bonjour Yelena,
    Merci beaucoup pour ces précisions.
    Cordialement.

  • Bonjour,

    Je me permets de poster un autre message, car j'ai de nouveaux renseignements à vous demander.
    En ce qui concerne la DUA, si j'ai tout bien compris jusqu'à présent elle se déclenchait à partir de la dernière modification du document, mais avec la nouvelle version de GoFast elle se déclenchera au moment où l'état du document passera en "pré-archivé".
    De plus, les documents en état "pré-archivé" seront tous en lecture seule, mais les métadonnées seront modifiables sauf catégorie et état.
    Est-ce bien cela ?

    En vous remerciant,
    Cordialement.

  • Bonjour @Ccote ,

    Voici quelques précisions:

    D'après les retours de nos clients-utilisateurs et la réflexion en interne, nous envisageons d'orienter les mécanismes de la DUA à la prochaine version de GoFAST 3.8.0 de cette façon:

    La DUA est déclenchée dès l'application du statut pré-archivé sur un document à condition que ce document possède une catégorie associée à une DUA.

    Le contenu des documents avec le statut pré-archivé/catégorie DUA associée passe en lecture seul mais ses métadonnées restent en écriture sauf métadonnées "catégorie" et "état". L'état ne pourrait être modifié que par le créateur du document ou l'administrateur de l'espace.

    Cette décision laisse la possibilité d'autoriser l'annulation de la "mise en pré-archivage" d'un document uniquement par certains utilisateurs identifiés.

    Le contenu des documents avec le statut pré-archivé, sans catégorie DUA associée passe en lecture seul, les métadonnées ne sont pas verrouillés.

    Nous restons bien sûr ouverts aux remarques et suggestions de nos clients-utilisateurs pour améliorer ces mécanismes par la suite.

    Bonne après-midi,
    Yelena

  • Bonjour Yelena,
    Merci pour ces précisions.

    Cordialement,
    Candice.

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