Statistiques d'usage GoFast

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  • Bonjour,
    Afin d'évaluer et de suivre le changement de pratique lié à la mise en œuvre de la GED, nous aurions besoin de pouvoir suivre les indicateurs suivants :

    • par semaines : taux de documents communs à plusieurs espaces par espace
    • par semaine : Nombre de documents par espace (nous l'avons via l'export de l'espace admin)
    • par semaine : le nombre de worflows et leur répartition inter organisation (nombre de workflows impliquant des utilisateurs d'espaces organisationnels différents)

    Pouvez-vous nous dire comment nous pouvons collecter ces indicateurs ?

    D'avance merci

  • Bonjour @MauryESEA ,

    Je voudrais juste être sûre qu'on parle bien du taux et pas du nombre de documents à plusieurs espaces, par espace. Pourriez-vous me confirmer?

    • En tout cas, pour répondre déjà sur la possibilité de collecter les indicateurs afin de connaître le nombre de documents communs à tous les espaces : l'utilisateur avec le rôle super-administrateur peut avoir accès à ce type de données via le menu Administration-Statistiques. Voici une capture d'écran pour donner quelques exemples concrets:

    Capture Stat 4.PNG

    Par exemple, ici on voit qu’on a 76875 documents sur la plateforme au 18 août 2020, ce chiffre fait référence à tous les documents sur la totalité d'espaces collaboratifs. Sur ce graphique , on peut jouer avec le temps pour afficher une évolution documentaire sur une semaine/mois/année et appliquer les différents filtres par type de fichier etc.. Par exemple, ici j'ai appliqué une évolution hebdomadaire du 12 au 18 août, pour afficher une progression documentaire sur une semaine. Vous pouvez voir les icônes associées 1S/1M/1A/2A/3A en haut à droite, au-dessus du graphique sur la capture d'écran. Il suffit d'y cliquer pour choisir une périodicité souhaitée.

    Dans la partie basse de cet onglet Statistiques vous pouvez exporter la liste de documents associés à un ou plusieurs espaces collaboratifs de la plateforme avec tous les documents créés ou modifiés à partir d'une certaine date , voir cette capture :

    Capture Stat 5.PNG

    • Possibilité de collecter les indicateurs sur le nombre de documents communs par espace : l'utilisateur avec le rôle administrateur de l'espace peut avoir accès aux informations souhaitées via l'onglet Statistiques de l'espace collaboratif- rubrique Statistiques Documentaires, voici la capture d'écran:

    Capture stat 3.PNG

    Vous pouvez constater que le nombre d’espaces créé au 18 août 2020 remonte à 4643. Vous avez également la possibilité de suivre l'évolution documentaire sur une période donnée.

    Les données sont bien sûr exportables depuis GoFAST sous forme d'un fichier Excel pour les exploiter ensuite.

    • nombre de workflows et leur répartition inter organisation : une amélioration intéressante , GoFAST-6475 créé

    Bonne journée,
    Yelena

  • Bonjour @yyevtykhova ,

    Merci pour votre réponse.

    Pour reformuler mon premier item, il s'agit, pour chaque espace, de déterminer le TAUX de documents partagés avec au moins un autre espace avec la formule suivante : (nb documents partagés /nb documents dans l'espace). En effet, un nombre de documents brut pourrait ne pas être significatif.

    Cordialement

  • Bonjour @MauryESEA ,

    Pour l'instant, vous êtes le seul client à nous demander une telle granularité dans les Statistiques.
    Nous avons besoin de collecter les avis de nos autres clients-utilisateurs et s'ils ont le même besoin, nous pourrons étudier en interne la demande.

    Bonne après-midi,
    Yelena

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