Gestion des "Etiquettes" associées à des documents

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  • Questions posées par certains utilisateurs sur la gestion des "étiquettes" :

    • Y-a-t’il une limitation pour le nombre de "étiquettes" qu’on peut mettre sur un document ?
    • Peut-on supprimer des "étiquettes" ?
    • Si oui, qu’est ce qui se passe ?
    • La gestion des étiquettes sera une fonctionnalité nécessaire pour les : renommer, fusionner, supprimer. Si "suppression", est-ce que l’étiquette s’enlève bien des documents ?
    • Est-il possible de créer et d’associer plusieurs "étiquettes" sur plusieurs documents (ex. 140 "étiquettes" sur des dizaines de documents) ?
  • Bonjour,

    Je serais également intéressée par la réponse à ces questions.

    En vous remerciant,
    Cordialement, Candice Côte.

  • Bonjour,
    je rebondis sur ce sujet:
    La création des étiquettes est accessible à tous, d'où les risques de créations ' non conformes', ou proche du doublon.

    • Tous les utilisateurs ont la possibilité de créer des étiquettes
    • il est facile de créer des étiquettes similaires avec de petits changement ex NO-COEDITION et NOCOEDITION
    • Il est impossible de supprimer/modifier une étiquette.
    • Les étiquettes ne suivent pas lors d'une publication.

    Nous serions intéressé par des améliorations suivantes:

    • Possibilité de gérer les étiquettes autrement comme les catégories par exemple: création côté administration, ainsi que la modification et la suppression
    • Présentation des étiquettes existantes dans une liste déroulante
    • Ne pas autoriser la création via le block metadata.
    • harmoniser les enregistrements en base (tout en majuscule, sans accents... par exemple)
    • Faire suivre les étiquettes en cas de publication et republication.
  • Bonjour @Ccote , @tcl ,

    Nous avons le Jira en interne sur l'amélioration des étiquettes. Merci de nous avoir remonté votre demande.

    Bon après-midi,
    Yelena

  • Bonjour @tcl ,

    Je reprends les échanges autour de la gestion des étiquettes pour apporter quelques compléments.

    Remarque par rapport à la demande "Faire suivre les étiquettes en cas de publication ou republication. Cette fonctionnalité existe déjà à partir de la montée version GoFAST 3.8.0. Il suffit au moment de publication de votre fichier choisir "Conserver les métadonnées originales" pour embarquer les étiquettes d'un document de travail vers un document de publication (voir la capture ci-dessous) :

    Capture.PNG

    Pour information, nous envisageons de mettre en place la gestion d'administration des étiquettes dans la version GoFAST 4.0 et/ou 4.1.

    Concernant des étiquettes par "liste fermée", nous avons quelques questions à toute la communauté des utilisateurs de GoFAST et nous souhaitons vos retours :

    • souhaitez-vous que le système de gestion des étiquettes fermées complète le système de gestion des étiquettes libres qui existe déjà sur GoFAST ou remplacer totalement le système de gestion des étiquettes libres?

    • l'idéal serait de rendre paramétrable le système de gestion des étiquettes libres ou fermées permettant au client final de choisir le fonctionnement souhaité. Nous voudrions vos retours sur ce sujet.

    • Est-ce l'administrateur de l'espace qui doit gérer la liste des étiquettes fermées ou le super-administrateur?

    • Faut-il associer cette liste d'étiquettes fermées à l'espace en particulier, à tout type d'espace ou à toute la plateforme?

    Merci de vos retours,
    Bien cordialement,
    Yelena Yevtykhova

  • Bonjour,

    L'idée ce serait d'avoir un thesaurus fermé pour l'espace Public ainsi qu'un thesaurus ouvert pour les autres espaces collaboratifs. Le thesaurus fermé serait géré par les administrateurs de la plateforme et applicable que sur les documents de l'espace Public. Le thesaurus ouvert, lui, serait applicable sur tous les autres espaces collaboratifs.
    Nous imaginions aussi pouvoir gérer le thesaurus ouvert : soit pour pouvoir supprimer les métadonnées en double (mais il faudrait gérer le remplacement des étiquettes supprimées sur les documents) ; soit pour mettre en place un système de modération càd à chaque création d'étiquettes, une demande de validation est envoyée aux administrateurs. Cependant, le plus simple, je pense, serait d'avoir un nommage normé càd que peu importe comment est écrit l'étiquette, elle s'enregistre dans le même format (tout en majuscules, par exemple).

    Cordialement, Candice Côte.

  • Bonjour @Ccote ,

    Merci pour votre retour.

    Nous envisageons plutôt la possibilité de pouvoir supprimer les métadonnées en double. Dans les améliorations il est également prévu d'avoir un nommage normé.

    Concernant le thésaurus fermé pour l'espace Public différent de thésaurus ouvert pour les autres espaces collaboratifs, nous souhaitons dans un premier temps collecter les avis de nos autres clients-utilisateurs quant à cette demande.

    @users, pourriez-vous réagir sur le fait d'avoir deux thésaurus dans GoFAST pour la gestion des étiquettes associés aux espaces collaboratifs? Avez-vous détecté le même type de besoin dans votre organisation? Merci de vos retours.

    Bon après-midi,
    Yelena Yevtykhova

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