Utilisation Réunions GoFAST pour les convocations

cpotter

Il peut être très utile d'utiliser GoFAST pour les convocations à des événements particuliers pour lesquels les destinataires doivent recevoir une convocation et des documents supports (exemple Assemblée Générale, Commissions, Conseil municipal).

De plus si les participants ont des comptes GoFAST et que des modifications sont apportées avant le jour de la réunion, ils recevront de plus des notifications de modification (ordre du jour qui change, modification des pièces ...)

Pour se faire, créer simplement une "Réunion" sur GoFAST et y associer des documents et dossier attachés à l'invitation.

L'invitation reçue en messagerie aura la forme:

Les liens envoyés (documents ou dossiers, par exemple les convocations à des commissions ou conseil municipal) dans l'invitation agenda nécessitent d'avoir accès aux espaces correspondants mais le système n'affiche pas un message d'alerte si la personne n'en fait pas parti
L'invitation agenda se met bien dans Outlook, Thunderbird et Apple Calendar (mais dans ce dernier les liens n'apparaissent pas)
L'invitation agenda est bien sûr visible sur GoFAST dans l'espace concerné dans l'onglet "Calendrier"
Les indicateurs de participations (acceptation/refus) sont visibles dans les agendas de messagerie mais pas coté GoFAST (pas un bug car impossible de traiter les retours de messageries)

Axes d'amélioration :

Mettre une alerte si on ajoute un participant qui n'est pas membre des espaces dans lesquels se trouvent les documents / dossiers transmis
Avoir une option par case à cocher de transmettre des liens de téléchargement (valable 14 jours), des documents et de la totalité du ou des dossiers zippés
Avoir un bouton "Je confirme avoir reçu cette invitation et j'y participerai" (ce qui permettrait d'avoir les participants ayant confirmé dans GoFAST)
Avoir un sélecteur : "Uniquement en ligne, Uniquement en présentiel, Mixte"