Les bonnes pratiques pour le partage de documents depuis la plateforme GoFAST avec une/des personne(s) externe(s)

yyevtykhova

Bonjour @users ,

Les bonnes pratiques pour le partage de documents depuis la GED collaborative GoFAST avec une/des personne(s) externe(s) :

S’il s’agit des échanges/partages/diffusion réguliers de contenus documentaires avec des personnes externes, nous recommandons de :

créer un espace de type Extranet dans GoFAST
créer des comptes utilisateurs pour ces acteurs externes dans la plateforme GoFAST
leur attribuer le rôle Extranet depuis le formulaire de création du compte utilisateur
ajouter des acteurs externes en tant que membre(s) Contributeur ou en Lecture Seul dans un espace Extranet dédié
rajouter des utilisateurs internes à l’organisation pour la collaboration avec ces acteurs externes

Exemples d’utilisation de l’espace Extranet chez nos clients-utilisateurs et/ou chez CEO-Vision :

partage et diffusion documentaire avec les partenaires/fournisseurs ou tout autre type de prestataire externe
échanges et partages de fichiers stratégiques avec les cabinets de conseil ou cabinets juridiques
collaboration sécurisée autour de pièces du marché faisant objet de l’appel d’offre avec des co-traitants ou sous-traitants
partage de documents sensibles faisant objet d’audit à l’égard des auditeurs externes
etc..

S’il s’agit d’un échange ou partage de fichiers ponctuels, non réguliers avec une et/ou des personnes externes, nous recommandons de :

utiliser le partage d’un fichier via le lien sécurisé par mail depuis la plateforme GoFAST à une personne externe. Vous pouvez consulter notre doc en ligne qui explique la procédure en détails : https://gofast-docs.readthedocs.io/fr/latest/docs-gofast-users/doc-gofast-guide-utilisateurs.html#partager-le-document-par-mail

Le lien de partage est unique. Ce lien permet à une personne externe de récupérer facilement le fichier pour la consultation. Cela évite, par exemple, de lui créer un compte dans GoFAST s’il s’agit d’un accès unique à GoFAST.

Avantages d’une telle pratique :

niveau de sécurité nettement supérieur pour le partage de contenus sensibles
le transfert de fichiers est auditable
respect des normes RGPD
accusé de réception suite au téléchargement de votre fichier par une personne externe
une personne externe est sûre de récupérer la toute dernière version de votre fichier même si entre le moment où vous partagez le fichier et le moment où il clique sur le lien, il vous arrive à apporter la modification
plus besoin d’encombrer votre messagerie en partageant les fichiers volumineux par mail. Vous ne partagez que le lien vers le fichier lourd stocké sur GoFAST

A noter que dans une prochaine version de GoFAST 3.6.1, cette fonctionnalité évolue dans GoFAST et proposera le partage en masse du lot de fichiers (par exemple, fichiers du dossier) par mail depuis GoFAST.