Les bonnes pratiques pour le partage de documents depuis la plateforme GoFAST avec une/des personne(s) externe(s)

  • Bonjour @users ,

    Les bonnes pratiques pour le partage de documents depuis la GED collaborative GoFAST avec une/des personne(s) externe(s) :

    S’il s’agit des échanges/partages/diffusion réguliers de contenus documentaires avec des personnes externes, nous recommandons de :

    • créer un espace de type Extranet dans GoFAST
    • créer des comptes utilisateurs pour ces acteurs externes dans la plateforme GoFAST
    • leur attribuer le rôle Extranet depuis le formulaire de création du compte utilisateur
    • ajouter des acteurs externes en tant que membre(s) Contributeur ou en Lecture Seul dans un espace Extranet dédié
    • rajouter des utilisateurs internes à l’organisation pour la collaboration avec ces acteurs externes

    Exemples d’utilisation de l’espace Extranet chez nos clients-utilisateurs et/ou chez CEO-Vision :

    • partage et diffusion documentaire avec les partenaires/fournisseurs ou tout autre type de prestataire externe
    • échanges et partages de fichiers stratégiques avec les cabinets de conseil ou cabinets juridiques
    • collaboration sécurisée autour de pièces du marché faisant objet de l’appel d’offre avec des co-traitants ou sous-traitants
    • partage de documents sensibles faisant objet d’audit à l’égard des auditeurs externes
      etc..

    S’il s’agit d’un échange ou partage de fichiers ponctuels, non réguliers avec une et/ou des personnes externes, nous recommandons de :

    Le lien de partage est unique. Ce lien permet à une personne externe de récupérer facilement le fichier pour la consultation. Cela évite, par exemple, de lui créer un compte dans GoFAST s’il s’agit d’un accès unique à GoFAST.

    Avantages d’une telle pratique :

    • niveau de sécurité nettement supérieur pour le partage de contenus sensibles
    • le transfert de fichiers est auditable
    • respect des normes RGPD
    • accusé de réception suite au téléchargement de votre fichier par une personne externe
    • une personne externe est sûre de récupérer la toute dernière version de votre fichier même si entre le moment où vous partagez le fichier et le moment où il clique sur le lien, il vous arrive à apporter la modification
    • plus besoin d’encombrer votre messagerie en partageant les fichiers volumineux par mail. Vous ne partagez que le lien vers le fichier lourd stocké sur GoFAST

    A noter que dans une prochaine version de GoFAST 3.6.1, cette fonctionnalité évolue dans GoFAST et proposera le partage en masse du lot de fichiers (par exemple, fichiers du dossier) par mail depuis GoFAST.