[DEMANDE D'AVIS] Durée d'Utilité Administrative (DUA) : évolution de la fonctionnalité

smassonnat

La plateforme GoFAST propose actuellement la possibilité d'appliquer une Durée d'Utilité
Administrative (ou DUA) aux documents.

Voici dans les grandes lignes, le fonctionnement actuel de cette DUA.

La DUA est associée à :

une catégorie (hors catégories Standard GoFAST)
une durée
l’action qui sera à appliquer (à titre informatif) : trier, verser, détruire

Elle est configurable dans l'interface "administration GoFAST" de la plateforme.

Une fois que la catégorie associée à une DUA, est appliquée sur un document, celui-ci
passe en lecture seule (méta-données incluses). De plus GoFAST calcule la date de fin de
DUA à partir de la date correspondant à la dernière version du document.

Quand la date de fin de DUA approche/est atteinte pour un document, un mail de
notification est envoyé à la(aux) personne(s) concernée(s) :

1 semaine avant la date
le jour même

Ces destinataires sont des utilisateurs GoFAST, et sont configurables dans l'interface
"administration GoFAST".

Ce fonctionnement présente néanmoins certaines limites, comme par exemple :

Impossibilité d'appliquer une catégorie (associée à une DUA) sur un document étant en
cours de rédaction, sous peine de ne plus pouvoir l'éditer, ni modifier ses méta-données.
Ne pas pouvoir définir de DUA pour les catégories standard GoFAST : ce qui entraîne
l'obligation de créer des catégories "doublons".

Nous sommes donc en phase de réflexion pour l'amélioration de cette fonctionnalité et nous
avons décidé d'ouvrir cette réflexion aux utilisateurs GoFAST via le forum.

N'hésitez donc pas à apporter votre contribution/avis sur la Durée d'Utilité Administrative.

bspeidel

et si vous liez la DUA à un état plutôt qu'à une cétégorie => l'état "archivé" , ça ne pourrait pas fonctionner?
Comme ça on garde la catégorie, en sachant quel genre de document c'est et c'est l'état qui justifierait la DUA. Quitte à ajouter un état "archivage LT" par exemple (= archivage à long terme)

smassonnat

@bspeidel, merci pour cette proposition.

Je pense toutefois que lier la DUA à l'état uniquement, serait trop restrictif car la plupart du temps, la Durée de conservation dépend du type de document (par exemple 5 ans pour les Factures, 2 ans pour les Compte-Rendu, etc.).

En revanche, il pourrait être intéressant de déclencher le "chrono" DUA à partir du moment où l'état du document passe à "Archivé" (voir peut-être aussi Terminé/Validé) ?

Bonne journée.

mrobert

Les archives de la Région Occitanie nous ont fait remonter le besoin d'identifier des règles d'archivages au niveau d'un espace ou d'un répertoire plus que d'un document unitaire en tant que tel.

smassonnat

@mrobert : Bonjour et merci pour ce retour.

Pour l'instant les remontées concernant l'utilisation de la DUA sont plus en relation avec le type de document (et donc la catégorie).

Dans le cas de la Région Occitanie, peut-être serait-il envisageable, une fois l'espace ou le répertoire "finalisé" (plus aucune modification possible), d'en faire une archive et de d'appliquer la DUA sur cette archive ?

Cordialement

mrobert

@smassonnat oui, la solution proposée semble pertinente. Après il faut penser la gestion des documents multifilés au moment de l'opération d''archivage d'un espace.

smassonnat

Suite à vos contributions, aux remarques de certains de nos utilisateurs et à une réfléxion interne, voici les modifications qui seront apportées aux fonctionnement de la DUA, à partir de la prochaine version 3.8 de GoFAST :

Nouveau mode de déclenchement
Le déclenchement de la DUA se fera lors de l'application du statut "Pré-archivé" sur un document, à condition que celui-ci possède une catégorie associée à une DUA.

Le statut "Pré-archivé" remplacera le statut "Archivé" actuel, qui sera lui réservé pour les documents archivés au sens SAE. (cf. voir notre Topic sur la future fonctionnalité "Salle de tri").

A noter que pour les documents sur lesquels une DUA est déjà active, leur statut sera automatiquement modifié à "Pré-archivé" lors de la mise à jour de GoFAST en 3.8.

Ouverture des métadonnées en édition
Une fois la DUA activée sur un document, celui-ci ne sera plus modifiable. Il sera toutefois possible de continuer à modifier ses méta-données SAUF Catégorie et Etat. Cela permettra, par exemple, de pouvoir déplacer un document ayant le statut "Pré-Archivé", ce qui n'est pas le cas actuellement.

La métadonnée Etat restera éditable pour le créateur du document et les administrateurs d'espace dans lequel se trouve celui-ci. L'objectif ici est de pouvoir autoriser l'annulation de la "mise en pré-archivage" d'un document, mais uniquement pour certains utilisateurs identifiés.

Ajout de la possibilité de définir une DUA sur les catégories dites "Standards"
Cela évitera d'avoir à redefinir une catégorie existante uniquement pour pouvoir lui associer une DUA.

N'hésitez pas à nous faire part de vos remarques sur ce nouveau fonctionnement :).

POIRSON Emilie

Bonjour,
A l'INSA, j'ai fait le choix de créer 8 catégories GoFast avec les DUA les plus récurrentes :

DUA 1 an : copies d'examens, planning de réservation de salles, candidatures...
DUA 5 ans : offres non retenues, correspondance, dossiers d'élaboration et de fabrication de matériels pédagogiques, conseils d'administration ...
DUA 10 ans : factures, devis, bons de livraisons, ordres de mission, contrats quadriennaux, enquêtes ...
DUA 20 ans : conventions avec valorisation (dépôt de brevet)
DUA 25 ans : cahiers de laboratoire
DUA : 50 ans : dossiers étudiants, registres des candidats admis, PV de jurys
DUA 80 ans : dossiers du personnel
DUA 90 ans : dossiers du personnel avec accidents de travail

En effet, il n'est pas envisageable chez nous de créer autant de catégories que de documents avec des DUA et des sort finaux différents au vu du nombre de typologies documentaires (plusieurs centaines).
L'utilisation de la taxonomie me permet de gérer des dossiers en masse pour l'attribution de DUA.