Durée d'Utilité Administrative (DUA) : évolution de la fonctionalité

  • La plateforme GoFAST propose actuellement la possibilité d'appliquer une Durée d'Utilité
    Administrative (ou DUA) aux documents.

    Voici dans les grandes lignes, le fonctionnement actuel de cette DUA.

    La DUA est associée à :

    • une catégorie (hors catégories Standard GoFAST)
    • une durée
    • l’action qui sera à appliquer (à titre informatif) : trier, verser, détruire

    Elle est configurable dans l'interface "administration GoFAST" de la plateforme.

    Une fois que la catégorie associée à une DUA, est appliquée sur un document, celui-ci
    passe en lecture seule (méta-données incluses). De plus GoFAST calcule la date de fin de
    DUA à partir de la date correspondant à la dernière version du document.

    Quand la date de fin de DUA approche/est atteinte pour un document, un mail de
    notification est envoyé à la(aux) personne(s) concernée(s) :

    • 1 semaine avant la date
    • le jour même

    Ces destinataires sont des utilisateurs GoFAST, et sont configurables dans l'interface
    "administration GoFAST".


    Ce fonctionnement présente néanmoins certaines limites, comme par exemple :

    • Impossibilité d'appliquer une catégorie (associée à une DUA) sur un document étant en
      cours de rédaction, sous peine de ne plus pouvoir l'éditer, ni modifier ses méta-données.
    • Ne pas pouvoir définir de DUA pour les catégories standard GoFAST : ce qui entraîne
      l'obligation de créer des catégories "doublons".

    Nous sommes donc en phase de réflexion pour l'amélioration de cette fonctionnalité et nous
    avons décidé d'ouvrir cette réflexion aux utilisateurs GoFAST via le forum.

    N'hésitez donc pas à apporter votre contribution/avis sur la Durée d'Utilité Administrative.