Suppression programmée de documents

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  • Bonjour,

    Dans le cadre de la RGPD, nous avons régulièrement des documents contenant des données personnelles à supprimer 3 mois après la date d'utilisation.
    Il serait très pratique d'avoir la possibilité de programmer une suppression dans les attributs d'un document.

    Par exemple :
    Nous stockons sur Go Fast une extraction de numéros de téléphone pour une campagne SMS et nous paramétrons une suppression automatique de ce fichier à une date définie par nos soins.

    Est-ce possible d'envisager une amélioration de ce type dans les prochaines versions ?

    Merci par avance,
    Bonne journée

  • Bonjour @rblandin
    Le RGPD est un sujet très intéressant et qui demande à chacun d'entre nous de mettre en place des actions pour la mise en conformité.
    Votre demande d'amélioration est pertinente et je la remonte à l'équipe technique pour voir sa faisabilité pour les prochaines versions.
    Je vous remercie
    Cordialement, Abrakia

  • Bonjour @Abrakia
    Merci pour votre retour, nous espérons que cette fonctionnalité puisse voir le jour dans un futur proche !
    Bien cordialement
    Romane

  • Bonjour @rblandin,

    Je reviens vers vous après avoir discuté en interne à propos de votre demande.
    En effet, la suppression d'un document est réservée aux archivistes car une suppression automatique peut risquer des conflits entre les archivistes et les DPO
    Cependant avec la notion DUA sur GoFAST, on peut configurer une selon la catégorie du document, la durée de traitement et le sort final.
    Une fois, la DUA atteinte, l'archiviste peut supprimer ou archiver selon la demande.
    En plus de cette DUA, il y a le champs "importance " qu'on peut mettre "données personnelles".

    J'espère que ce fonctionnement conviendra à votre demande.

    Cordialement, Abrakia

  • Bonjour @Abrakia
    Merci pour votre retour, néanmoins je ne suis pas sûre de bien comprendre qui sont les archivistes et les DPO ?
    Si je comprend bien, il n'est pas possible de programmer automatiquement une suppression mais nous pouvons indiquer une date de fin d'utilisation aux documents afin que "l'archiviste" le supprime lorsque l'échéance est arrivée ? 🤔

    Merci, cordialement,
    Romane

  • Bonjour,

    Étant archiviste, je me permets d'intervenir sur ce sujet. Je pense qu'il faut vous rapprocher de la DPO (Délégué à la protection des données) de votre entité et/ou de l'archiviste afin qu'ils donnent leur avis.
    Chaque document à une durée d'utilité administrative. Je pense que dans votre cas, la DUA est de 3 mois et le sort final est la destruction. De plus, ce sont des données particulières.
    Néanmoins, je pense que vous pouvez mettre en place une procédure avec le DPO et/ou l'archiviste de votre structure et automatiser la suppression de ces données sur GoFast (tout en gardant un historique et une traçabilité).

    En espérant avoir pu vous aider,
    En vous remerciant,
    Cordialement, Candice Côte.

  • Bonjour @Ccote
    Merci pour ces précisions, je vais me rapprocher de notre service juridique afin d'en savoir plus sur le sujet.

    Bonne journée,
    Romane

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