Règles de nommage

cpotter

Bonjour,

Nous pensons introduire dans une version future de GoFAST un mécanisme de règle de nommage.

Celui-ci permettrait par exemple, suivant la catégorie et d'autres métadonnées de renommer automatiquement un fichier par exemple une facture.

Exemple:
un fichier nommé manuellement "Compte-rendu du 2023 12 02 Lancement GoFAST pour XXX.pdf" deviendrait "CR_2023-12-02_fdupont_121234432_Lancement GoFAST pour XXX.pdf"

à partir des métadonnées GoFAST:

catégorie (ici "Compte-Rendu" auquel une chaine raccourcie sera associée ici "CR")
date de création
auteur (ici fdupont)
référence documentaire (ici le numéro de projet 121234432 )

Chaque fois qu'une métadonnée est changée (ou est définie) le nom du fichier sera automatiquement changé par GoFAST.

Nous vous remercions par avance de vos commentaires pour une telle fonctionnalité

aurelia.ducci

Bonjour,

Nous avons depuis la mise en place de GoFast à l'INSA Lyon des règles de nommage précises, plutôt bien suivies par nos utilisateurs. Il nous semblerait dommage de modifier ce qui a été mis en place, à savoir la présence dans le titre (selon le besoin) de :

l'institution : par exemple INSAL (Insa Lyon), INSAVALOR, France Numérique etc....
l'émetteur : par exemple DAPAC, DSI, GM etc....
le sujet : par exemple budget prévisionnel ; tableau de gestion ; bonnes pratiques numériques etc....
la typologie documentaire : Compte rendu de réunion (CRR), Synthèse, Mémo, Bilan ect...
la date : mise "à l'envers" et collée à savoir annéemoisjour

Ce qui donne, par exemple : INSAL_DAPAC_Budget_previsionnel_2023 ou encore INSAL_DAPAC_Signature_electronique_CRR_20230302

Dans notre cas il serait plus intéressant que GoFast puisse corriger automatiquement les caractères spéciaux et mettre en sigles ce qui ne l'est pas.

Par exemple, qu'un document nommé : INSAL DAPAC-Signature-électronique_Compte rendu de réunion 20230304 soit modifié en INSAL_DAPAC_Signature_electronique_CRR_20230304

Les modifications "forcées" des titres des documents, sauf caractères spéciaux et sigles, seraient difficilement acceptées par nos utilisateurs, de notre point de vu.

Nous pensons également que l'ajout d'éléments dans le titre à partir de métadonnées peut induire en erreur :

par exemple, le créateur du document n'est pas forcément le contributeur principal. L'intérêt de sa présence dans le titre est limité.
également, la date de création du document n'est pas forcément celle que l'on souhaite voir apparaitre : dans le cas d'un compte-rendu de réunion l'information qui intéresse est plutôt la date de ladite réunion.

Nous restons à votre disposition si vous souhaitez en discuter plus précisément.

Cordialement,

Aurelia DUCCI, archiviste pour l'INSA Lyon

cpotter

Bonjour,

Bien sûr l'outil de règle de nommage que nous développons est totalement optionnel. Si une catégorie n'a pas de règle de nommage définie, rien ne sera renommé.

Bien cordialement,

Clémentine INSA

Bonjour,

Je trouve cette idée de renommage automatique très intéressante, et je trouve qu'il serait dommage de ne pas réfléchir plus en profondeur sur les modalités de mise en place.
Les règles de nommage adoptées à l'INSA sont calquées sur celles préconisées par l'ensemble de la communauté archivistique française (publiées dans l'abrégé d'archivistique versions 2014 et 2020), et déployées par les archivistes et records managers dans les entreprises et établissements publics français.

Pouvoir également remplacer en automatique les espaces, points et caractères spéciaux par des "_" serait un vrai atout pour cet outil.

Bien cordialement.
Clémentine RAGONOT, archiviste à l'INSA Lyon.